§ 1. Navn og hjemstedSamrådets navn er: Kulturelt Samråd Skive (Samrådet). Samrådets hjemsted er Skive Kommune.§ 2. FormålKulturelt Samråd Skives formål er, med udgangspunkt i kulturpolitikken, at fremme kulturlivet i kommunen ved at stimulere, skabe dynamik og udvikle et bredt og varieret kulturliv for alle fremme et godt samarbejde mellem kulturlivets aktører varetage kulturlivets interesser over for kommunen, andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere være dialog- og høringspartner i forhold til Kultur- og Fritidsudvalget Udarbejde og indstille forslag til fordeling af puljemidler overfor Kultur- og Fritidsudvalget igangsætte aktiviteter, f.eks. et årligt kulturtræf, kompetenceudvikling og lignende § 3. MedlemskabSom medlem kan optages enhver forening, organisation, sammenslutning, enkeltperson eller institution, som arrangerer eller formidler offentlige kulturelle aktiviteter i Skive Kommune eller som er udøvende inden for kulturområdet. Medlemmer skal være hjemmehørende i Skive Kommune eller have afdeling i Skive Kommune. Der opkræves ikke kontingent. Ansøgning om optagelse i Samrådet sker ved skriftlig henvendelse til Samrådet. Samrådets bestyrelse træffer beslutning om, hvorvidt ansøgeren kan optages som medlem. Udmeldelse af Samrådet sker ligeledes ved skriftlig henvendelse til Samrådet. Bestyrelsen orienterer på repræsentantskabsmøderne om ændringer i medlemskredsen, og medlemsfortegnelsen offentliggøres på hjemmesiden. Udelukkelse og eksklusion: Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer eller deres repræsentanter, hvis de ved handling eller undladelse skader Samrådet. Bestyrelsens beslutning har øjeblikkelig virkning, men kan indankes for førstkommende ordinære eller ekstraordinære repræsentantskabsmøde. En sådan anke har ikke opsættende virkning på eksklusionen. Repræsentantskabets eventuelle afgørelse om ændring af bestyrelsens beslutning, kræver samme majoritet, som ved ændring af vedtægterne.§ 4. RepræsentantskabetRepræsentantskabet er Samrådets øverste myndighed. Stemmeberettiget til repræsentantskabet er hvert fremmødte medlem. Flere repræsentanter fra et medlem kan deltage i repræsentantskabsmødet. Hvert fremmødt medlem har 2 stemmer uanset antal repræsentanter fra medlemmet. Dog har enkeltpersoner 1 stemme. En person kan alene repræsentere ét medlem. Kun repræsentanter for Samrådets medlemmer er valgbare til Samrådets bestyrelse. Ingen kan vælges, uden at have givet accept på mødet eller skriftligt tilsagn. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.§ 5. Ordinært repræsentantskabsmødeDet ordinære repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden udgangen af april med følgende dagsorden: Valg af dirigent, referent og to stemmetællere Bestyrelsens beretning Eventuelle udvalgsberetninger Indkomne forslag Godkendelse af regnskab og budget Godkendelse af handlingsplan Valg til bestyrelsen samt valg af minimum 2 suppleanter Eventuelt Bestyrelsen indkalder til det ordinære repræsentantskabsmøde med mindst 6 ugers varsel ved bekendtgørelse i dagspressen samt i mail til medlemmerne. Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabsmødet, skal være sekretariatet i hænde senest 4 uger før mødets afholdelse. Senest 2 uger før afholdelse af repræsentantskabsmødet udsendes endelig dagsorden med diverse bilag samt angivelse af eventuelle indkomne forslag. Dagsorden samt bilag udsendes til medlemmerne via mail. Regnskabet skal være tilgængeligt senest to uger før mødets afholdelse. Ethvert repræsentantskabsmøde, som er lovligt indvarslet, er beslutningsdygtigt. Repræsentantskabet ledes af en af forsamlingen valgt dirigent, der ikke behøver at være repræsentant. Dirigenten afgør med bindende virkning alle spørgsmål angående behandlings- og afstemningsmåde. Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Alle afstemninger foregår ved håndsoprækning med mindre 1/4 af de fremmødte medlemmer begærer skriftlig afstemning. Valg til bestyrelsen foregår altid skriftligt. Der udarbejdes referat fra repræsentantskabsmødet. Referatet underskrives af dirigenten og offentliggøres på hjemmesiden. FORCE MAJEURE Bestyrelsen kan beslutte, at der i stedet for ordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes digitalt repræsentantskabsmøde eller at det ordinære repræsentantskabsmødes afholdelsestidspunkt skal være et andet end det i vedtægten fastsatte. Beslutning i henhold til stk. 1 kan kun træffes, såfremt afholdelse af et fysisk repræsentantskabsmøde ikke er mulig indenfor den vedtægtsfastsatte tidsramme som følge af opstået force majeure, herunder myndighedspåbud. Ved afholdelse af digitalt repræsentantskabsmøde skal bestyrelsen påse og sikre at alle øvrige vedtægtsbestemmelser vedrørende repræsentantskabsmødets afvikling overholdes. Herunder at medlemmernes mulighed for at deltage, ytre sig og eventuelt stemme hemmeligt er sikret. Snarest muligt efter eventuel beslutning om afholdelse af digitalt repræsentantskabsmøde i henhold til stk. 1 skal medlemmerne orienteres herom sammen med den nødvendige information om, hvordan man som medlem kan deltage i det digitale repræsentantskabsmøde. Snarest muligt efter eventuel beslutning om at ændre tidspunkt for fysisk afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde i henhold til stk. 1, skal bestyrelsen orientere medlemmerne om det nye tidspunkt for afholdelse af repræsentantskabsmødet.§ 6. Ekstraordinært repræsentantskabsmødeEkstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når et flertal i bestyrelsen eller mindst 1/4 af medlemmerne fremsætter skriftlig, begrundet anmodning herom. Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde skal afholdes hurtigst muligt og senest 6 uger efter fremsat anmodning. Mødet indkaldes via mail til medlemmerne af bestyrelsen med 4 ugers varsel. Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde afvikles efter de samme regler, som gælder det ordinære repræsentantskabsmøde, men ud over formalia kun med det/de spørgsmål, som foranlediger mødet på dagsordenen.§ 7. BestyrelsenDer vælges en bestyrelse på 7 medlemmer. Valg af bestyrelsesmedlemmer sker for to år ad gangen (4 bestyrelsesmedlemmer i lige år og 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år). Genvalg kan finde sted. De kommunale kulturinstitutioner under ét udpeger selv 1 fælles observatør til bestyrelsen. De kommunale kulturinstitutioner kan udelukkende være repræsenteret i bestyrelsen med en observatør. Hvert år vælges minimum 2 suppleanter for 1 år ad gangen. Stemmetallet afgør hhv. 1. og 2. suppleant og følgende suppleanter. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. Intet medlem kan i bestyrelsen repræsenteres af mere end en person. Et bestyrelsesmedlem er valgt personligt, hvilket indebærer at vedkommende kan bibeholde sin plads i bestyrelsen, selvom denne i sin valgperiode ophører med at repræsentere det medlem, vedkommende er valgt ind som repræsentant for. Bestyrelsen konstituerer sig selv umiddelbart efter repræsentantskabsmødet med formand og næstformand. Samrådet fastsætter selv sin forretningsorden. Samrådet kan nedsætte udvalg til varetagelse af særlige opgaver, idet dog mindst ét medlem af bestyrelsen skal være medlem af udvalget. Sekretariatsfunktionen varetages af Skive Kommune.§ 8. Tegning og hæftelseKulturelt Samråd Skive tegnes af formanden og ét (1) bestyrelsesmedlem. I formandens fravær tegnes Samrådet af næstformanden og et bestyrelsesmedlem. Der påhviler hverken medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse, for så vidt de har handlet inden for rammerne af Samrådets vedtægter, repræsentantskabets vedtagelser eller den almindelige lovgivning. For Samrådets forpligtigelser hæfter alene Kulturelt Samråd Skives formue.§ 9. ØkonomiKulturelt Samråd Skives midler tilvejebringes ved økonomisk støtte fra Skive Kommune. Samrådet kan derudover tilvejebringe midler gennem støtte fra offentlige myndigheder, private investorer, fonde, foreninger m.fl. Bestyrelsen kan ved simpel flertalsafgørelse til enhver tid ændre forudsætningerne for anvendelsen af midler tildelt foreningen. Bestyrelsen har ansvar for, at der udarbejdes et årsregnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af Skive Kommune.§ 10. VedtægtsændringerForslag til vedtægtsændringer skal vedlægges indkaldelsen til repræsentantskabsmødet. Beslutning om ændring af vedtægterne kan kun ske, hvis forslaget opnår mindst 2/3 af de fremmødte medlemmers stemmer. § 11. NedlæggelseBeslutning om nedlæggelse af Samrådet kan kun ske på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde indkaldt med dette formål for øje, og hvis mindst 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for det. Opnår forslaget flertal, men ikke et flertal på 2/3, indkaldes til et nyt repræsentantskabsmøde senest 1 måned efter, hvor forslaget kan vedtages ved almindeligt stemmeflertal. Ved nedlæggelse overgår Kulturelt Samråd Skives aktiver til kulturelle formål i Skive Kommune. Således vedtaget på stiftende repræsentantskabsmøde den 13. juni 2016. Seneste ændringer vedtaget på repræsentantskabsmøde den 22.6 2021.